案例:
一个同事在工作汇报后,强忍着眼泪走出了会议室,大家过去安慰她,她说自己的PPT被批了。我和另一个同事打开她的PPT一看,果然数据详实,内容丰富,还引经据典,一个非常简单的界面优化的体验设计工作居然被她写了60多页PPT出来,一直到第35页才讲到这次的设计工作。每一页的标题都很短,3-5个字。我给她修改了一下,删减为5页,只讲设计要求、设计方案、用户价值、灰度测试效果、总结与思考。标题也进行了异化的调整,后来她自己又优化了一下,再次汇报就通过了。
汇报失败,亚历山大
在日常汇报中,我们总是会走两极分化的道路,要么就是汇报的形式及其简单,可能就是一篇word文档,或者就是一页PPT;也可能是用一个几十页的PPT来讲一个简单的事情,这样的汇报效果都不好。
那么汇报工作需要注意哪些?
1、确定向谁汇报、汇报多长时间、汇报场所
这个问题特别容易被忽略,很多人认为向直接主管和向老板汇报一个样,所以准备工作也没有区别。
(1)汇报角色不同,准备的内容也不同。
如果是向直接主管汇报,可以准备简单一些,将思路和效果讲一下即可,因为他对你的工作应该是很熟悉的,除了效果外,他更关注你的思路和过程,或者说他更偏技术和业务一些。
如果是向高级主管或者老板汇报,那就要花点时间做一个好一些的PPT,并将价值、效果、影响等他关注的内容凸显一下。
(2)同样,汇报的时长也是关键因素。
如果有1个小时的时间,那么可以将背景信息、业界现状、竞争对手现状、业务方案与思路、预期效果、风险与求助等都做一次汇报;如果汇报市场只要15分钟,那么就突出方案思路与预期效果,最后加上个求助即可,短平快地完成汇报。
(3)汇报场所也是一个影响因素。
在电梯、走廊中的口头汇报与会议室中的正式汇报有巨大的差别。如果是口头汇报,请参考《在电梯中遇到领导,如何30秒内完成一个口头汇报》;如果是在会议室汇报,就要准备正式的汇报PPT,并细致打磨内容。
汇报,是一场精心准备的战役
2、会议室汇报的要点
会议室汇报的主要形式是方案投影和PPT,其中PPT是最常见的形式。
PPT汇报的内容需要遵循三个原则:标题夺目、内容聚焦、形式美观。
那么反过来看,不遵循这三个原则的内容是什么样子:
标题不夺目:淹没在标题海洋中,第一眼印象太差,没有信息焦点,直接被忽略。就是长了一张大众脸。内容不聚焦:内容冗杂,拼凑、堆砌,与当前业务没有关联性。就是满身肥肉。形式不美观:排版混乱,只有文字,没有图片;只有过程,没有结论;只有数据,没有分析。就是长相一般还不化妆,素颜出行。这三个原则内容非常多,放在一起讨论就会显得很肥硕,所以今天重点讨论“标题如何夺目”。
标题要足够夺目
3、标题如何才能夺目
来看个冷笑话:
--对于,妹子们怎么看?--看都不看!
同样,对于不好看的标题,大家也是看的兴趣都没有。
正式汇报的标题是否好看,分为两部分:
(1)、逻辑性:逻辑就是汇报的导航仪,即各个页面标题之间的逻辑关系,别人可以从各个页面的逻辑关系上看到你的思路。
例如前面那个同事的汇报,她最初的PPT中思路很乱,先介绍了背景就开始介绍方案,中间穿插技术术语的解释和行业趋势,让听众的思路不断跳转,就像在一个迷宫中转来转去,最后她自己都迷失了,还停下来问听众:“我刚才讲到哪里了?哦,对了,是到这里了。”
所以好的逻辑性就是按照人们认识的顺序,例如时间顺序、空间顺序、因果逻辑顺序。
时间顺序:从前到后地设计标题,例如你从业务的起因、用户的最初需求、产品的方案设计与开发、产品使用效果这样的顺序设计各个页面关系。空间顺序:按照业务的不同部分来安排页面、设计标题,例如你按照不同模块汇报开发进度,最后进行汇总和风险分析。因果逻辑顺序:就是按照推导的方式来汇报,例如客户需求->分析研究->对手现状->我方特点->进展情况这样的思路来设计内容。
逻辑就是汇报的导航仪
(2)、吸引力:即标题本身的文字描述是否有吸引力,有一些常用的套路
打破常规、制造一个出乎意料的信息点,让你的标题脱颖而出。
差标题:“AI识别方言的准确率快速增加”好标题:“AI已经比人更聪明:AI识别方言的准确率比人工识别高11%”构造信息缺口,让读者不看就痒
差标题:“Google因为调整技术中心,放弃了多个并购”好标题:“为什么Google放弃了这13个未来的独角兽企业”借用熟悉的内容,让用户产生好奇
标题:“调整业务创新思路”好标题:“怎么从李冰的深掏滩策略中获得创新思路”具体到一个人,不要覆盖一个群体
标题:“这个方案让失聪儿童重新学习机会”好标题:“失聪儿童李晓红终于可以重新走入校园了”更深一步,突出差异
标题:“重大优惠,一律八折”好标题:“不优惠 > 优惠卡八折 > 第二件半价 > 对手优惠卡也八折”有观点:击中痛处,让人思考
标题:“产品有技术,服务有温度”好标题:“为什么对方投入100个人搞一年都没效果,我们5个人搞半年就大卖”数据支持:通过数据信息来强调
标题:“父母不努力,孩子就吃亏”好标题:“最新研究显示,92%的家庭所处的阶层从父母遗传到孩子”
设计有吸引力的标题
总结一下
今天探讨了一下工作汇报中的主要问题和原则:
标题夺目:标题就是思路和脸面,逻辑清晰、描述有趣。内容聚焦:内容就是核心和身材,简洁聚焦、充满肌肉。形式美观:形式就是推手和穿戴,搭配合理、大方时尚。 接着重点分析了标题的设计思路:
逻辑性:即各个页面标题之间的逻辑关系,别人可以从各个页面的逻辑关系上看到你的思路。吸引力:即标题本身的文字描述是否有吸引力,介绍了一些常见的标题套路。
明天我们继续探讨汇报的内容应该如何写。
(关注镭师兄,华为,我们一起聊聊)