A集团公司，总部设在省会，在全省各地级市均设立分公司，同时在全国一些重要业务城市设立办事处。人员分散，在费用控制上很难有效管理及经常性的延迟处理，资金数据根本无法做到实时性，准确性也就大打折扣，综合起来主要有以下难点：
1、报销及资金支付流程环节多，效率低；
2、集团公司为各级别指定的费用标准，无法有效执行，特殊情况、超预算的情况频繁出现；
3、总部、分公司、办事处及相关部门无法对费用执行进度进行有效的监控和分析；
4、费用支出帐目凌乱，核对困难。
A集团决定通过制定科学合理的费用报销制度并辅助软件来解决上述管理难点。整套系统通过勤哲EXCEL服务器并调用.NET进行了部分二次开发，全部在web上操作。
首先公司修改并规范了以往制定的费用报销制度。使该制度更科学合理，并且更适合软件的量化标准。
费用报销制度，按集团公司各人员的级别、所属部门或分公司进行了严格的划分。对各类费用，如：交通费、住宿费、餐饮费、出差补贴、通讯补贴、相关招待费按人员级别情况、具体事宜情况进行了严格限定。
所有资金的支出都将参考所属机构期初指定的科目预算表，在进行资金动支的时候可以清楚的了解到预算与实际动支的情况。
工作流管理：
由于通过软件管理后，流程更加清晰、权限划分也更细致，因此A公司对以往的费用动支流程进行了细化。
1、签报申请工作流
通过签报申请电子化工作流替代手工纸质签报审批的流程，在各节点流转过程中可填写意见、粘贴附件、审批通过、审批拒绝等功能。且在流转过程中可审查相应机构或部门的预算情况，审批通过后对相应预算指标执行预扣减。
2、借款申请工作流
需要借款的，根据签报号判断借款金额，录入借款单。
3、费用报销工作流
通过费用报销电子化工作流替代手工纸质报销审批的流程，在各节点流转过程中可填写审批意见、粘贴附件等。报销审批通过后可冲销借款并根据实际费用报销金额真实扣减预算。
结合工作流管理的权限管理：
由于A集团公司的集团本部、分公司、办事处都有相关部门，同时岗位众多，因此在系统中，对权限划分的十分精细。例如虽然同是会计，但是省会计与支会计因为机构级别的不同就会有不同的管理和操作权限。出于数据安全及相关保密需要，没有权限的人员无法看到其他人员操作表单的数据。
重要表单：
科目预算
集团公司要求各主要部门编制相关预算表。费用动支情况将结合科目预算进行，预算与实际支出能及时反映出来。
签报单
动支签报单根据系统登录用户自动判断所属部门，并且填报完毕后的单据会自动根据填报人的角色及填报的内容走合适的签报流程。
费用报销单
费用报销单与动支签报单关联，费用报销的金额是不允许超过签报单的签报金额的。同时费用报销单还将参考报销人的借款情况及实际差旅情况。
像签报单一样，包括其他相关业务单据，系统均能根据当前登录人的角色自动判断填报流程。
通过勤哲excel服务器建立完整套系统后，系统部署到公网IP上，所有分支结构人员、外派人员都能从上网的地方登录系统进行相关单据申报，内置消息提醒功能也能使与单据相关的流程节点人员及时完成相关单据的流转。
系统上线后，A集团公司的费用报销灵活了许多，并且突破时间和空间限制。在业务申报、审批、付款等业务发起前，通过流程审批，实现费用、资金支出的事前控制，从源头避免费用超支。多维度费用控制，强大的费用控制定义功能。控制流程、控制标准、定额、单据可按照部门、科目性质、科目属性、费用大类、费用小类、费用标准等要素灵活定义，根据企业需求进行控制。
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